Immobilienbüro eröffnen: Voraussetzungen & Kosten

Ein eigenes Immobilienbüro zu eröffnen ist kein Selbstläufer. Zwischen Genehmigungen, Kosten, Akquise und Organisation liegen viele Entscheidungen, die über Erfolg oder Stillstand entscheiden. Dieser Leitfaden zeigt, welche Voraussetzungen wirklich zählen, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen und wie ein professioneller Start gelingt. Zusätzlich zeigen wir alternative Modelle, bei denen Prozesse, Technik und Vermarktung bereits strukturiert unterstützt werden.

Inhalt:

1. Voraussetzungen, um ein Immobilienbüro zu eröffnen
2. Die passende Rechtsform für ein Immobilienbüro wählen
3. Büro einrichten und Arbeitsstruktur aufbauen
4. Marketing und Kundenakquise für den Start
5. Kosten für die Eröffnung eines Immobilienbüros
6. Alternative zum eigenen Immobilienbüro: Einstieg in ein Franchise-Modell
7. Der typische Arbeitsalltag in einem eigenen Immobilienbüro
8. Häufige Fragen

1. Voraussetzungen, um ein Immobilienbüro zu eröffnen

Wer ein eigenes Immobilienbüro eröffnen möchte, muss sowohl rechtliche als auch organisatorische Voraussetzungen erfüllen. Neben formalen Genehmigungen spielen fachliche Kompetenz und eine realistische Planung eine zentrale Rolle.

1. Gewerbeerlaubnis nach § 34c

Die wichtigste rechtliche Voraussetzung für die Eröffnung eines Immobilienbüros ist die Gewerbeerlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung. Diese Erlaubnis wird von der zuständigen Behörde erteilt und ist verpflichtend für Immobilienmakler, Bauträger und Baubetreuer.

Für die Erteilung müssen unter anderem folgende Punkte nachgewiesen werden:

• persönliche Zuverlässigkeit, geprüft über Führungszeugnis und Gewerbezentralregister
• geordnete Vermögensverhältnisse, geordnete Vermögensverhältnisse, nachgewiesen je nach Behörde zum Beispiel über Auskünfte zum Insolvenzverfahren, Schuldnerverzeichnis und bestehende Steuerrückstände

Ohne diese Erlaubnis darf keine Maklertätigkeit ausgeübt werden. Die Beantragung erfolgt vor der eigentlichen Gewerbeanmeldung.

2. Fachliche Qualifikation

Eine gesetzlich vorgeschriebene Ausbildung ist für Immobilienmakler nicht erforderlich. Dennoch wird fachliche Qualifikation in der Praxis vorausgesetzt, sowohl von Kunden als auch von Kooperationspartnern.

Seit einigen Jahren gilt zudem eine Weiterbildungspflicht, die auch für selbstständige Makler relevant ist. Wer dauerhaft erfolgreich sein will, sollte fundierte Kenntnisse in folgenden Bereichen mitbringen:

• Immobilienbewertung und Marktanalyse
• Vertragsrecht und Mietrecht
• Vermarktung und Kundenberatung

Nachweise über Schulungen, Zertifikate oder Berufserfahrung stärken zusätzlich die Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden.

3. Businessplan und Standortwahl

Ein durchdachter Businessplan ist keine formale Pflicht, aber in der Praxis unverzichtbar. Er hilft dabei, das Geschäftsmodell klar zu definieren, Kosten realistisch einzuschätzen und Einnahmen planbar zu machen. Gerade bei der Finanzierung oder bei Gesprächen mit Banken ist ein strukturierter Plan entscheidend.

Ebenso wichtig ist die Standortwahl des Immobilienbüros. Je nach Zielgruppe kann ein gut sichtbares Ladenlokal sinnvoll sein, während andere Geschäftsmodelle auch mit einem Büro ohne Laufkundschaft funktionieren. Faktoren wie regionale Nachfrage, Wettbewerbssituation und Mietkosten sollten frühzeitig berücksichtigt werden.

2. Die passende Rechtsform für ein Immobilienbüro wählen

Die Rechtsform hat Einfluss auf Haftung, Steuern und laufenden Aufwand. Welche Struktur passt, hängt vor allem davon ab, wie groß Sie starten und welches Risiko Sie tragen möchten.

Kurz zusammengefasst:

• Einzelunternehmen / e. K.: schnell, günstig, volle Haftung
• UG / GmbH: mehr Schutz, mehr Aufwand
• GbR / OHG: sinnvoll bei mehreren Gründern

Hier mit mehr Details:

1. Einfacher Einstieg: Einzelunternehmen oder e. K.

Viele Immobilienmakler starten als Einzelunternehmer oder eingetragener Kaufmann. Der Gründungsaufwand ist gering und die laufende Verwaltung überschaubar. Diese Rechtsformen eignen sich besonders für den Einstieg mit kleinem Team oder als Einzelmakler. Zu beachten ist allerdings, dass die Haftung auch das private Vermögen umfasst.

2. Haftung begrenzen: GmbH oder UG

Wer das Haftungsrisiko reduzieren möchte, entscheidet sich häufig für eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt). Hier sind Geschäfts- und Privatvermögen klar getrennt. Dafür fallen höhere Gründungskosten, strengere Buchführungspflichten und laufender Verwaltungsaufwand an. Diese Rechtsformen wirken nach außen oft professioneller, insbesondere bei größeren Objekten oder Geschäftspartnern.

3. Gemeinsam gründen: Personengesellschaften

Wenn mehrere Personen ein Immobilienbüro gemeinsam aufbauen, kommen Personengesellschaften wie die GbR oder OHG infrage. Sie ermöglichen eine flexible Zusammenarbeit, erfordern aber klare vertragliche Regelungen zu Haftung, Aufgabenverteilung und Gewinnbeteiligung.

3. Büro einrichten und Arbeitsstruktur aufbauen

1. Braucht man ein eigenes Büro?

Zum Start ist ein klassisches Ladenlokal keine Voraussetzung. Viele Immobilienmakler arbeiten zunächst aus dem Homeoffice oder einem kleinen Büro ohne Laufkundschaft. Entscheidend ist, dass Kundentermine professionell stattfinden können. Ein repräsentativer Showroom lohnt sich vor allem bei stark regionaler Ausrichtung, einer hohen Kundenfrequenz und einem professionellen Auftreten gegenüber bestehenden und neuen Kunden.

2. Welche Ausstattung ist wirklich notwendig?

Für den operativen Start ohne Showroom reicht eine funktionale Grundausstattung. Dazu gehören:

• Computer oder Laptop
• Smartphone mit geschäftlicher Nummer
• stabile Internetverbindung
• digitale Ablage für Dokumente

Alles Weitere (Drucker, Scanner, professionelle Webseite, etc.) sind selbstverständlich sinnvoll, aber nicht zwingend direkt zum Start erforderlich.

3. Digitale Tools und Systeme

Ohne digitale Unterstützung wird der Arbeitsalltag schnell unübersichtlich. Schon früh sollten Systeme für:

• Objektverwaltung
• Terminorganisation
• Kommunikation mit Kunden
• Dokumentenmanagement

genutzt werden. Das erleichtert den Alltag und schafft Struktur von Beginn an. Eine integrierte Maklerplattform wie die von Evernest bündelt diese Prozesse in einem System und unterstützt Makler dabei, effizienter zu arbeiten und den Überblick über Kunden, Objekte und Vermarktung zu behalten.

4. Arbeitsprozesse festlegen

Unabhängig von Bürogröße oder Team sollte klar sein, wie gearbeitet wird. Dazu zählen feste Abläufe für:

• Objektaufnahmen
• Kundenkommunikation
• Besichtigungen
• Nachbereitung und Dokumentation

Früh definierte Prozesse lassen sich später leichter erweitern und professionalisieren.

4. Marketing und Kundenakquise für den Start

Sichtbarkeit in der Region aufbauen

Gerade zu Beginn entsteht Vertrauen vor allem lokal. Dazu gehören persönliche Kontakte im eigenen Umfeld, Kooperationen mit Hausverwaltungen, Finanzberatern oder Handwerkern sowie eine klare Positionierung im eigenen Einzugsgebiet. Diese kann zum Beispiel über einen klar definierten Stadtteil, eine bestimmte Objektart oder eine Zielgruppe erfolgen, etwa Eigentumswohnungen in einem bestimmten Viertel, Einfamilienhäuser im Umland oder die Beratung von Eigennutzern. Wichtig ist, als Makler in der Region wiedererkannt zu werden, nicht möglichst breit zu streuen.

Online-Präsenz und Immobilienportale nutzen

Für viele Gründer ist der Einstieg über Immobilienportale sinnvoll, aber nicht immer einfach. Konkurrenz, Kosten und begrenzte Sichtbarkeit machen den Start herausfordernd. Alternativ oder ergänzend können eine eigene Website, regionale Landingpages und lokale Suchmaschinenpräsenz erste Anfragen generieren. Entscheidend ist ein konsistenter Auftritt mit klarer regionaler Zuordnung und verständlicher Leistungsdarstellung. Dazu gehört auch ein professionell gepflegtes und für Suchmaschinen optimiertes Google-Unternehmensprofil, das regelmäßig aktualisiert wird und Vertrauen schafft.

Aktive Akquise und Netzwerke gezielt nutzen

Neben passiver Sichtbarkeit ist gerade zum Start aktive Ansprache entscheidend. Gerade am Anfang reicht es selten aus, auf Anfragen zu warten. Viele Makler gewinnen ihre ersten Aufträge über persönliche Gespräche, Empfehlungen und bestehende Netzwerke. Dazu zählen Gespräche im eigenen Umfeld, gezielte Eigentümeransprache, Empfehlungen von Bestandskunden oder Kontakte aus früheren beruflichen Stationen. Wichtig ist ein strukturierter und seriöser Ansatz statt unkoordinierter Kontaktaufnahme.

Leads strukturiert erfassen und nachverfolgen

Kontakte sind nur dann wertvoll, wenn sie systematisch gepflegt werden. Bereits zum Start sollte festgelegt sein, wo Anfragen eingehen, wie sie erfasst werden und wann nachgefasst wird. Dazu gehören klare Zuständigkeiten, eine zentrale Ablage für Kontaktdaten und feste Zeitpunkte für Rückrufe oder Follow-ups. Eine saubere Struktur verhindert, dass potenzielle Aufträge verloren gehen, und bildet die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.

5. Kosten für die Eröffnung eines Immobilienbüros

Die Kosten für die Eröffnung eines Immobilienbüros variieren je nach Geschäftsmodell, Standort und Anspruch. Dennoch lassen sich die wichtigsten Kostenblöcke mit realistischen Richtwerten einordnen und grob schätzen.

Einmalige Gründungskosten:

Für die formale Gründung fallen überschaubare, aber unvermeidbare Kosten an:

• Gewerbeerlaubnis nach § 34c: meist ca. 200 bis 1.000 Euro, je nach Behörde
• Gewerbeanmeldung: etwa 20 bis 60 Euro
• Rechts- oder Steuerberatung (optional): einige hundert Euro
• Website, Domain und Basisausstattung: grob 500 bis 3.000 Euro (grob geschätzt)
• Diese Kosten entstehen einmalig und lassen sich durch Eigenleistung teilweise reduzieren.

Wichtig: Bei der Gründung einer GmbH oder UG fallen zusätzlich Notar- und Handelsregisterkosten von etwa 300 bis 1.000 Euro an. Hinzu kommt das gesetzlich vorgeschriebene Stammkapital. Bei der GmbH beträgt dieses 25.000 Euro, wovon mindestens 12.500 Euro bei der Gründung eingezahlt werden müssen. Bei der UG ist eine Gründung bereits ab 1 Euro möglich, wobei in der Praxis meist ein höherer Betrag empfohlen wird.

Laufende Fixkosten:

Die laufenden Kosten bestimmen, wie viel finanziellen Spielraum das Immobilienbüro benötigt:

• Büro oder Arbeitsplatz: von Homeoffice (0 Euro) bis zu mehreren tausend Euro und mehr pro Monat
• Versicherungen und Beiträge: etwa 80 bis 200 Euro monatlich
• Software, Tools und digitale Systeme: je nach Umfang 50 bis 300 Euro monatlich
• Telefon, Internet, Bürokosten: rund 50 bis 100 Euro monatlich

Ein passendes und marktfähiges Setup kann sich maßgeblich auf den Erfolg der Unternehmung auswirken. Daher ist es wichtig, die richtigten Partner und Tools zu wählen.

Variable Kosten und Marketingausgabe:

Variable Kosten entstehen vor allem durch Vermarktung und Akquise:

• Immobilienportale: häufig mehrere hundert Euro pro Monat, je nach Paket
• Online-Marketing und Anzeigen: flexibel, oft 200 bis 1.000 Euro monatlich
• externe Dienstleister wie Fotografen oder Texter: projektabhängig einige hundert Euro pro Objekt

Diese Ausgaben lassen sich steuern und sollten anfangs gezielt eingesetzt werden.

Eigenkapital und finanzieller Puffer:

Da Einnahmen unregelmäßig sind, ist ein finanzieller Puffer entscheidend. Viele Gründer kalkulieren mit Rücklagen für mindestens drei bis sechs Monate laufender Kosten. Je nach Fixkostenstruktur entspricht das häufig einem Startkapital von 5.000 bis 15.000 Euro oder mehr.

6. Alternative zum eigenen Immobilienbüro: Einstieg in ein Franchise-Modell

Nicht jeder Immobilienmakler möchte alle Strukturen selbst aufbauen. Eine Alternative zum klassischen eigenen Immobilienbüro ist der Einstieg in ein Partnermodell, bei dem Marke, Prozesse und Technik bereits etabliert und erprobt sind.

Das Evernest City-Partner-Programm richtet sich an Makler, die selbstständig arbeiten (oder in die Selbständigkeit starten wollen) und auf ein erprobtes System zurückgreifen möchten oder erfahrene Maklerunternehmen, die ihr Business weiter skalieren wollen.

Vorteile des Evernest City-Partner-Modells:

• Nutzung einer vollwertigen Immobilienmakler-Software mit CRM, Käufer-Matching, Marktanalyse, Vermarktung und Vertriebssteuerung
• eigenes Lizenzgebiet
• Keine zusätzlichen Software-Lizenzkosten, alle zentralen Funktionen in einer Plattform
• Nahtloses ineinandergreifen von Software, Marketingstrukturen und Prozessen
• Strukturierte Prozesse für Akquise, Verkauf und Lead-Nachverfolgung
• Zentrale Marketing- und Lead-Unterstützung
• Unterstützung bei der Auswahl und Ausgestaltung des eigenen Showrooms
• Aufbau des Google-Unternehmensprofils für neue Standorte für maximierte lokale Sichtbarkeit
• Entlastung durch inkludierte Backoffice-Services für administrative Aufgaben
• Sie können sich auf Verkauf, Beratung und Abschluss fokussieren, statt auf Technik, Marketing und Systemaufbau
• Optionale Erstellung und Veröffentlichung lokal optimierter Landingpages und Inhalte auf der Evernest Hauptdomain, datenbasiert und suchmaschinenoptimiert

Für Makler, die ihr Business schneller skalieren, Risiken reduzieren und sich langfristig professionell aufstellen möchten, kann das City-Partner-Modell eine effiziente Alternative zum eigenen Immobilienbüro oder der nächste Schritt für nachhaltiges Wachstum sein.

7. Der typische Arbeitsalltag in einem eigenen Immobilienbüro

Der Arbeitsalltag eines selbstständigen Immobilienmaklers ist vielseitig und selten zu 100 % planbar. Er besteht aus weit mehr als Besichtigungen und Vertragsabschlüssen. Organisation, Akquise und Kundenkommunikation nehmen einen großen Teil der Zeit ein.

Typische Aufgaben im Tages- und Wochenverlauf:

• Akquise von Eigentümern und Pflege bestehender Kontakte
• Telefonate, E-Mails und Abstimmungen mit Eigentümern, Käufern und Interessenten
• Vorbereitung und Durchführung von Besichtigungen
• Marktanalysen, Preisermittlungen und Exposé-Erstellung
• Vermarktung von Objekten auf Portalen und eigenen Kanälen
• Nachverfolgung von Anfragen und Leads
• Vertragsvorbereitung und Abstimmung mit Notaren
• Administrative Aufgaben wie Dokumentation, Buchhaltung und Organisation

Gerade zu Beginn verteilt sich die Zeit häufig ungleichmäßig. Viele Aufgaben laufen parallel, Prioritäten wechseln schnell. Strukturierte Prozesse und klare Abläufe sind daher entscheidend, um effizient zu arbeiten und Wachstum zu ermöglichen.