Nebenkostenabrechnung: Rechte, Pflichten & Prüfung!

Zu den Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, zählen alle Kosten, die zusätzlich zur Miete für eine Immobilie anfallen. Worauf beim Erstellen geachtet werden sollte, lesen Sie in diesem Ratgeber.

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Nebenkostenabrechnung

Eine jährliche Abrechnung für den Mieter zu erstellen, zählt zu den Pflichten eines Vermieters. Die Erstellung der sogenannten Nebenkostenabrechnung ist ein komplexes Unterfangen, Fehler können zu Konflikten zwischen Mieter und Vermieter führen. Welche Fehler Sie vermeiden sollten, wie die Abrechnung korrekt erstellt wird und welche Kosten dabei entstehen, erfahren Sie hier.

Inhaltsverezichnis:

  1. Was sind Nebenkosten und Welche Nebenkosten gehören in die Nebenkostenabrechnung?
  2. Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?
  3. Wann sind Vermieter verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen?
  4. Welche Fristen gelten bei der Nebenkostenabrechnung?
  5. Wie werden Nebenkosten richtig berechnet?
  6. Welche Verteiler- oder Umlageschlüssel gibt es?
  7. Wie hoch darf die Nebenkostennachzahlung sein?
  8. Worauf sollte man bei der Nebenkostenabrechnung achten? – die häufigsten Fehler
  9. Welche Kosten fallen bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung an?

1. Was sind Nebenkosten und Welche Nebenkosten gehören in die Nebenkostenabrechnung?

Zu den Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, zählen alle Kosten, die zusätzlich zur Miete für eine Immobilie anfallen.

Als abrechnungsfähig gelten die Nebenkosten, die in der Betriebskostenverordnung (§§ 1-2 BetrKV) aufgelistet sind. Die Ausgaben für folgende (Dienst-) Leistungen können als Nebenkosten vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden:

● Beleuchtung

● Schornsteinfeger

● Versicherungen (z. B. Wohngebäudeversicherung)

● Gemeinschaftsantenne / Breitbandkabel

● Sonstige Betriebskosten / Nebenkosten

● Müllabfuhr und Straßenreinigung

● Hausreinigung

● Gartenpflege

● Hausmeister

● Grundsteuer

● Warmwasser- und Heizkosten

● Wasser- und Abwassergebühren

● Fahrstuhlbetrieb

Der in der BetrKV offen formulierte Punkt „sonstige Betriebskosten“, fasst die im Mietvertrag vereinbarten Nebenkosten wie Dachrinnenreinigung oder Wartung der Rauchmelder zusammen. Handelt es sich um einen gewerblichen Mieter, sind die „sonstigen Betriebskosten“ detailliert auszuführen.

3. Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?

Nicht alle anfallenden Kosten sind umlagefähig. Folgende Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung:

● Rechtsschutz- oder Hausratversicherung

● Verwaltungskosten (z. B. Kosten für Personen, die die Nebenkostenabrechnung erstellen)

● Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel

● Prüfung und Wartung von Gasleitung und Hauselektrik

● Nebenkosten für Leerstand

● Zinsen für Immobilienkredite

● Kosten für den Steuerberater

● Instandhaltungskosten (z. B. Badezimmersanierung, Fassadenanstrich)

● Reparaturkosten (z. B. Reparaturen von Heizung oder Sanitäranlagen)

● Grunderwerbsteuer, Einkommensteuer auf Mieteinnahmen, Erbschaftssteuer

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4. Wann sind Vermieter verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen?

Spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes müssen Vermieter die Nebenkosten mit den Mietern abrechnen. Sollte der Vermieter die Frist verpassen, hat er kein Recht mehr darauf, etwaige Nachforderungen geltend zu machen. Wenn er sich prinzipiell weigert, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, hat der Mieter unter Umständen das Recht, die Nebenkostenvorauszahlungen zurückzufordern oder einzuhalten.

5. Welche Fristen gelten bei der Nebenkostenabrechnung?

Um die Nebenkostenabrechnung zu erteilen, hat der Vermieter genau ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit. Laut (§ 556, Abs. 3 BGB) umfasst die Abrechnungsperiode der Nebenkosten, die einmal jährlich abgerechnet werden müssen, genau zwölf Monate. Ob sich der Zeitraum nach Kalenderjahr oder zum Beispiel nach der Heizperiode richtet, ist dem Vermieter selbst überlassen. Wird die Abrechnung nicht fristgerecht vorgelegt, hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf eventuelle Nachzahlungen durch den Mieter. Sollten Guthaben vorliegen, so haben Mieter trotz verspätet zugestellter Abrechnung einen Anspruch auf Auszahlung. Wenn der Mieter nach eingehender Prüfung der Abrechnung nicht mit dieser einverstanden ist, hat er ein Jahr nach dem Erhalt der Rechnung Zeit, um Widerspruch einzulegen.

Um Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung geltend zu machen, haben Mieter und Vermieter laut §195 BGB drei Jahre Zeit. Anschließend verjähren die Ansprüche beider Parteien. Bei verspäteter Zustellung an den Mieter hat der Vermieter jedoch die Möglichkeit Forderungen zu stellen, wenn er die Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht zu vertreten hat. Weitere Umstände, die zur Hemmung oder einem neuen Beginn der Verjährungsfrist führen, sind in § 203 BGB und § 212 BGB aufgeführt.

6. Wie werden Nebenkosten richtig berechnet?

Bevor es zur Abrechnung der Nebenkosten kommt, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein. So ist eine Abrechnung mit dem Mieter nur dann möglich, wenn im Vertrag vereinbart wurde, dass die Nebenkosten vom Mieter übernommen werden. Um die gängigen Nebenkosten im Vertrag zusammenzufassen, reicht die Formulierung „sämtliche Betriebskosten“. Werden jedoch einzelne Nebenkostenpositionen im Vertrag aufgeführt, kann der Vermieter auch nur die genannten Kosten abrechnen.

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung, müssen Vermieter auf inhaltliche und formale Details achten. Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, sind folgende Angaben Pflicht:

1. Abrechnungszeitraum Der Abrechnungszeitraum muss angegeben werden und genau zwölf Monate betragen. In der Regel wird der Zeitraum vom 01.01. bis 31.12. eines Jahres abgerechnet, andere Zeiträume sind ebenfalls möglich, solange sie genau zwölf Monate betragen.

2. Zusammensetzung der Gesamtkosten Die einzelnen Kostenpositionen wie etwa Wasser, Hausmeister oder Beleuchtung müssen bei der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar angegeben werden. Der Vermieter darf den jeweiligen Betrag der Kostenposition bereinigt angeben, was bedeutet, dass nur die umlagefähigen Kosten angegeben werden müssen.

Wenn dem Mieter zugemutet werden kann, dass er die Belege direkt einsieht, muss der Vermieter ihm keine Kopie der Rechnungsbelege senden (BGH, Az.: VIII ZR 78/05).

3. Verteiler- oder Umlageschlüssel Der Vermieter ist dazu verpflichtet, den Verteilerschlüssel verständlich anzugeben, den er auf die jeweiligen Kostenpositionen angewendet hat.

4. Berechnung des Mietanteils Die Nebenkostenabrechnung muss Auskunft darüber geben, welchen Kostenanteil der Mieter für die jeweiligen Kostenpositionen zu zahlen hat. Die ersichtliche Darlegung der Nebenkosten ermöglicht die Zusammensetzung der Abrechnung rechnerisch zu überprüfen.

5. Abzug der Vorauszahlungen durch den Mieter Der Vermieter muss eventuelle Vorauszahlungen des Mieters für die Nebenkosten in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigen. Mit einer sogenannten Nebenkostenpauschale können Vermieter die Nebenkostenabrechnung umgehen. Laut § 556 Abs. 2 S. 1 BGB ist damit ein fester Betrag gemeint, den Vermieter mit der Miete einfordern können. Diese Pauschale hat auch ohne Nebenkostenabrechnung Gültigkeit und ist im Wohnungsmietvertrag bzw. im Hausmietvertrag zu vereinbaren. Sind die tatsächlichen Nebenkosten geringer als der gezahlte Betrag, ist der Vermieter nicht verpflichtet, dem Mieter den Betrag zurückzuzahlen. Hat der Mieter zu wenig gezahlt, ist eine Rückforderung ebenfalls nicht möglich.

7. Welche Verteiler- oder Umlageschlüssel gibt es?

Wie die Verteilung der Nebenkosten auf die Mieter verteilt wird, ist im Mietvertrag festzuhalten. Fehlt diese Information im Vertrag, werden die Nebenkosten in der Regel nach Wohnfläche verteilt. Um die Nebenkosten zu berechnen, stehen dem Vermieter die folgenden vier Umlage- bzw. Verteilerschlüssel zur Verfügung:

● Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohneinheit (z. B. für die Grundsteuer)

● Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Personenzahl (z. B. für Abfallgebühren)

● Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohnfläche (z. B. für Abwasser/Wasser)

● Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Verbrauch (z. B. für Heizung/Warmwasser)

8. Wie hoch darf die Nebenkostennachzahlung sein?

Eine pauschale Aussage über die Höhe der Nebenkosten kann nicht getroffen werden, jedoch sollten die Nebenkosten im Schnitt zwischen zwei und drei Euro pro Quadratmeter Wohnfläche und Monat liegen. Wenn die Nebenkosten höher ausfallen, sollte die Abrechnung genau geprüft werden. In der Regel gilt, dass Nebenkosten nicht mehr als zehn Prozent über den Durchschnittswerten liegen sollten. Es gilt dabei zu bedenken, dass durch gehobene Ausstattung und Services wie ein Fitnessstudio oder Aufzug die Nebenkosten steigen.

Tip

Top Tipp:

Mieter haben Anspruch darauf, Originalbelege, die die Grundlage für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind, bis zu zwölf Monate nach deren Erhalt einzusehen.

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9. Worauf sollte man bei der Nebenkostenabrechnung achten? – die häufigsten Fehler

Die häufigsten, formellen Fehler in der Nebenkostenabrechnung betreffen die vier Kernpunkte Verteilerschlüssel, Gesamtkosten, Anteil des Mieters und seine eventuellen Vorauszahlungen. Liegt hier ein Fehler vor, bleibt die Abrechnung zwar gültig, die Forderung hinsichtlich der betroffenen Kostenposition verliert jedoch ihre Wirksamkeit. Inhaltlich sollte besonders auf die korrekte Abrechnung und Aufführung der vereinbarten Nebenkosten geachtet werden.

Die häufigsten Fehler auf einen Blick zusammengefasst:

● Fehlende oder falsch berechnete Auflistung der Gesamtkosten

● Falscher Abrechnungszeitraum

● Abweichungen vom Mietvertrag

● Der Verteilerschlüssel fehlt, wurde falsch berechnet oder angewandt

● Nicht umlegbare Nebenkosten wurden umgelegt

● Die Auflistung der einzelnen Kostenpositionen fehlt oder wurde falsch berechnet

● Die Nebenkostenfrist wird nicht eingehalten

10. Welche Kosten fallen bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung an?

Im Normalfall wird die Erstellung der Nebenkostenabrechnung von der Hausverwaltung übernommen. Für diese Dienstleistung müssen mit 50 bis 120 Euro pro Wohneinheit gerechnet werden.

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